Les fondements du contract management
1. Introduction au contract management
Le contract management, ou gestion contractuelle, est une activité en forte croissance dans les organisations françaises.
Il s’agit d’une « activité qui consiste à développer et contrôler le cycle de vie d’un contrat complexe, de la phase d’initialisation jusqu’à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l’optimisation financière. »
Pratique du contract management, G. Leveau, 2013
2. Rôle du contract manager
Son rôle est d’assurer la protection juridique des contrats et de les encadrer tout au long du cycle contractuel, en collaboration avec toutes les parties prenantes impliquées. La gestion contractuelle a pour finalité une gestion efficiente et efficace du cycle contractuel.
3. Les quatre piliers du contract management
Le contract management s’appuie sur quatre piliers fondamentaux : la gestion contractuelle, la gestion des risques, la gestion budgétaire et commerciale, et la gestion de la relation client/fournisseur.
Les missions pluridisciplinaires du contract manager, reposant sur les 4 piliers susvisés, dépendent du contexte et de la maturité de l’organisation, ainsi que du domaine d’activité concerné.
Ci-après une liste non exhaustive des missions du contract manager.
Gestion contractuelle
- Analyse du projet dans sa globalité
- Supervision des termes et conditions contractuels
- Négociation contractuelle
- Gestion des conflits
Gestion budgétaire et commerciale
- Optimisation financière
- Réduction des coûts
- Négociation des aspects commerciaux
- Prévention des risques
Gestion de la relation client / fournisseur
- Pilotage de la relation fournisseur (exemple : via un comité contrat)
- Suivi des indicateurs de performance
- Gestion des conflits
Gestion des risques
- Identification et minimisation des risques
- Mise en conformité, audit
4. Cycle de vie contractuel : de l’initialisation à la clôture
Le cycle de vie contractuel comprend huit étapes clés : initialisation, analyse, négociation, signature, exécution, administration, conformité, prolongation/clôture. Celles-ci sont représentées dans le schéma ci-dessous avec une note explicative associée.
5. Relations internes et externes du contract manager
Le contract manager doit maîtriser des compétences interpersonnelles (soft skills) telles que la communication efficace, la gestion des relations, l’adaptabilité et l’empathie pour collaborer avec les différentes parties prenantes, à la fois internes et externes à l’organisation. Ces parties prenantes sont notamment : équipe projet – Build, l’équipe opérationnelle – Run, Direction Juridique, Direction Achats, Contrôle de gestion, Sécurité / Audit, fournisseur, filiales.
6. Impact du contract management
En résumé, le contract management garantit la conformité contractuelle, minimise les risques et maximise la valeur pour l’organisation, contribuant ainsi à sa réussite et à sa rentabilité.